Monsieur Excel
Pour tout savoir faire sur Excel !

27 février 2012

L’option la plus originale de 2010

Dans mon dernier article, je vous ai présenté le menu Fichier d’Excel 2010. Nous avons en particulier découvert les deux intéressantes commandes
« Informations » et « Récent ».

Une autre commande de ce menu est la commande « Options » qui est très proche de ce que l’on obtenait en Excel 2007 avec le bouton « Options Excel ». Il y a cependant là une différence tout à fait notable.

Quand Excel 2007 est apparu, j’avais pesté car, autant il était aisé avec Excel 2003 ou XP de personnaliser la barre d’outils d’Excel, autant le principe des rubans d’Excel 2007 rendait les personnalisations sinon impossibles, du moins très complexes.

La bonne nouvelle est qu’Excel 2010 représente une révolution à cet égard : la commande « Personnaliser le Ruban » de la commande « Options » du menu Fichier rend aisée la personnalisation des rubans :

Remarque 1 – On se demande pourquoi ici Excel parle d'onglet et non plus de ruban...

On peut maintenant – très facilement – créer un ruban, créer des groupes, ajouter ou enlever des commandes, et même modifier les rubans et/ou groupes existants en leur ajoutant ou enlevant des commandes.

Mieux encore, il est facile d’enregistrer (Exporter) ou de récupérer (Importer) cette personnalisation. Là, cela représente un gros gain même par rapport Excel 2003/XP. En effet, il y avait alors deux fichiers de personnalisation, PERSO.XLS et EXCELn.XLB, qui de plus ne se trouvaient même pas dans le même répertoire et en outre étaient enregistrés automatiquement pour l’un et pas pour l’autre... Il était donc compliqué de sauvegarder et récupérer des personnalisations.

Remarque 2 – Seule critique que je peux formuler à l’égard de la nouvelle commande Importer/Exporter : elle concerne toute la personnalisation, les rubans et la QAT ! J’aurais aimé que l’on ait un dialogue permettant d’importer ou exporter au choix l’un, l’autre, ou les deux. On peut en effet vouloir personnaliser les rubans sans pour autant toucher à la QAT !

22 février 2012

Excel 2010 : le menu « Fichier »

Les lecteurs de ce blog connaissent ma prudence proverbiale à l’égard des nouvelles versions d’Excel. C’est ce qui m’amène à ne vous présenter qu’ajourd’hui, pratiquement deux ans après sa sortie officielle, la version 2010 d’Excel.

Dans mon article « La barre d’accès rapide d’Excel 2007 » du 29 juillet 2008, j’avais déclaré : « Je trouve pour ma part totalement inefficace de devoir passer par le bouton Office pour avoir accès à de nombreuses commandes qui étaient – et devraient toujours être – directement accessibles par un bouton ». Je n’ai en effet jamais exprimé beaucoup de goût ni d’intérêt pour le bouton Office d’Excel 2007.

Ce qui saute aux yeux quand on utilise Excel 2010 pour la première fois, c’est justement la disparition de ce bouton Office (je ne devais pas être le seul à le trouver désagréable...) et l’apparition, à sa place, du menu Fichier.

Là, pour le coup, c’est surprenant de voir réapparaître un menu alors que – pour tout le reste des commandes – il n’y a plus que des rubans…

En dehors des quatre premières commandes, classiques pour un menu Fichier, on y trouve deux commandes tout à fait originales.

La commande « Informations »

La commande « Informations » affiche un écran en deux parties.

A gauche, trois commandes avec en particulier la commande « Gérer les versions » qui permet de récupérer – au choix ! – telle ou telle version de tout classeur ouvert telle qu'elle a été enregistrée lors de la sauvegarde auto. Vous pouvez ainsi rouvrir la version d’il y a 20 minutes plutôt que celle d’il y a 10 minutes, si vous avez réglé votre sauvegarde auto pour toutes les 10 minutes !

A droite, un aperçu de la feuille actuelle, ainsi que divers renseignements sur le classeur actif. Quand vous cliquez dans l’aperçu, vous revenez aussitôt au document Excel.

La commande « Récent »

La commande « Récent » représente pour moi une amélioration notable d’Excel (cf. écran ci-dessous).

Dans la partie gauche, on trouve la liste des classeurs récents, triés par date, et ce en deux blocs. Le premier bloc regroupe tous les classeurs avec un « pin » enfoncé, ceux que l’on veut toujours voir en haut de la liste. Il suffit de faire un clic sur l’icône du « pin » pour activer ou désactiver ce pin.

Dans la partie droite, on trouve la liste des répertoires récents, avec la même division en deux blocs. Cette division n’est pas visible sur ma copie d’écran, car je n’ai pour le moment marqué aucun répertoire comme important.

Les autres commandes du menu Fichier

Rien à dire de spécial en ce qui concerne les autres commandes du menu Fichier, si ce n’est noter la présence de la fameuse commande « Options » – assez similaire à celle d’Excel 2007 – dont nous parlerons à une autre occasion.

17 février 2012

Exemples de produits matriciels

Dans les exemples ci-dessous, nous utilisons trois fonctions matricielles...

La fonction determat() sert à calculer le déterminant d’une matrice carrée. Nous en avons un exemple avec la matrice B11:C13 dont le déterminant est calculé en B15 à l’aide de la formule =determat(B11:D13).

Pour inverser cette matrice, nous avons sélectionné le bloc B17:D19, puis saisi la formule =inversemat(B11:D13), que nous avons validée avec la combinaison [Ctrl]-[Maj]-[Entrée].

Dans les cinq premières lignes, nous avons saisi des quantités vendues par région et des prix de vente. Nous montrons ensuite, avec les trois blocs F9:G12, F14:G17 et F19:G22, trois façons d’obtenir le chiffre d’affaires par région.

Pour le bloc G9:G12 : sélection de tout le bloc, puis validation matricielle de la formule =produitmat($B$2:$D$5;$G$2:$G$4).

Pour G14:G17 : sélection de G14, puis validation matricielle de la formule =somme(transpose (B2:D2)*$G$2:$G$4), et enfin recopie vers le bas jusqu’en G17.

Pour G19:G22 : sélection de G19, puis validation matricielle de la formule =somme(B2:D2*transpose($G$2:$G$4)), et enfin recopie vers le bas jusqu’en G22.

Remarque 1 – Notez que, pour les deux derniers blocs, il s’agit de formules matricielles individuelles recopiées ensuite vers le bas, contrairement à ce qui se passe avec le bloc G9:G12 où c’est le bloc entier dans lequel doit être validée la formule matricielle.

Remarque 2 – On constate avec les formules des blocs F14:G17 et F19:G22 que les deux vecteurs doivent avoir la même disposition : tous les deux verticaux ou tous les deux horizontaux. Si l'on oublie de transposer l'un des deux vecteurs, on obtient une erreur...

13 février 2012

Plus sur les vecteurs et matrices…

Pour approfondir le thème des vecteurs et matrices, voici quelques exemples complémentaires…

Nous partirons d’un petit tableau, en A1:F4, où les valeurs en bleu sont la somme du titre de la ligne (en rouge) et du titre de la colonne (en rouge).

La formule de B2, reproduite ensuite dans tout le bloc B2:F6, est =B$1:F$1+$A2:$A4.

Nous avons mis en commentaire la formule originale de chaque bloc ultérieur.

Référence ponctuelle à un vecteur

Nous avons en C6 une référence au vecteur B2:F6. Quand on fait référence directe à un vecteur, on obtient une erreur si la colonne active (cf. A6 et G6) ne fait pas partie des colonnes dans lesquelles le vecteur est défini. Si en revanche, la colonne de la cellule correspond à une des colonnes du vecteur, on récupère alors la valeur du vecteur placée dans cette colonne (cf. B6 à F6).

Ceci dit, rien n’empêche, comme nous l’avons fait en A16, de faire une référence au vecteur dans une colonne différente de celles du vecteur si le vecteur est pris dans sa globalité, comme par exemple avec une formule de max() ou de somme().

En ligne 8, nous avons aussi fait une référence au vecteur B2:F2, sans « $ » cette fois-ci, et cela fonctionne encore bien…

Un exemple de formule matricielle

Pour définir le bloc B11:F13, nous avons opéré de façon différente. Nous avons commencé par sélectionner ce bloc, puis nous avons écrit la formule =A11:A13+ B10:F10 que nous avons validée comme formule matricielle avec la combinaison [Ctrl]-[Maj]-[Entrée].

Remarque – Notez que cette formulation nous permet de nous libérer totalement de l’utilisation des « $ » qui étaient nécessaires pour les formules du bloc B2:F2. Il faut savoir cependant que les formules matricielles sont plus longues à calculer, mais cela n’a pas d’impact visible tant que l’on n’a pas des milliers et des milliers de telles formules.

09 février 2012

Initiation aux matrices dans Excel

Nous allons aujourd’hui attaquer un nouveau sujet, celui des matrices dans Excel. Une matrice est un ensemble rectangulaire de cellules, ce qu’on appelle aussi un bloc de cellules.

Dans le tableau ci-dessous, nous avons entré des formules en C3:C10, reproduit ensuite en D3:D10 le contenu de ces formules, avec des commentaires en colonne E.

Nous voyons en C6 que la formule =A1:B3 engendre une erreur : une cellule ne peut en effet pas être égale à une matrice. Si nous évaluons, dans la barre de formule, cette formule – en utilisant [F9], nous constatons que le résultat est :
{"Albert Einstein"."Chercheur";"Frédéric Chopin"."Compositeur";"Georges Pérec"."Ecrivain"}
.

C’est ainsi qu’Excel représente une matrice dans sa version française : le « : » sépare les lignes et le « . » est utilisé pour les colonnes.

Si nous avions entré cette formule, comme une formule matricielle – donc avec la combinaison [Ctrl]-[Maj]-[Entrée] – nous aurions obtenu « Albert Einstein »…

Dans les cellules C7 et C8, nous voyons la fonction index() mise en œuvre. Si vous voulez en savoir plus sur cette fonction, lisez les articles « Tutorial sur la fonction index() » du 9 mars 2011 et « L’argument ″0″ de la fonction index() » du 14 mars 2011.

La cellule C8 renvoie une erreur car la matrice n'a pas 3 colonnes.

Dans les cellules C9 et C10, nous avons utilisé en plus la fonction transpose(), qui permute les lignes et les colonnes. Du coup, c'est maintenant la première formule qui renvoie une erreur et la seconde qui fonctionne bien...

Remarque – Les formules de C9 et C10 doivent être validées sous forme matricielle, donc avec la combinaison [Ctrl]-[Maj]-[Entrée]. Si vous l’oubliez, ces deux cellules renvoient alors le message d’erreur #VALEUR !

04 février 2012

Les Techdays et "Monsieur Excel"

Pour une fois, je ne vous donnerai pas directement de conseil sur Excel. D’une part, je vais vous présenter brièvement les Techdays de Microsoft, où je donnerai une conférence d’une heure. D’autre part, je ferai le point sur l’évolution de ce blog.

Les Techdays de Microsoft, du 7 au 9 février.

Comme chaque année, nous avons en février – au Palais des Congrès, porte Maillot – la fête annuelle des spcéialistes, geeks et utilisateurs divers des produits Microsoft. Cette fête de trois jours est présentée à l’adresse suivante :
http://www.microsoft.com/france/mstechdays/#&fbid=Ox7hsiCtSBB

Le jeudi 9 février, je présente une conférence d’une heure (16H00-17H00) dont le titre évocateur est « Eclatez-vous avec Excel ! ». Il est vrai que, de temps en temps, je m’éclate tellement avec Excel que celui-ci finit par planter, parfois même au point où [Ctrl]-[Alt]-[Del] ne marche plus et où il me faut éteindre mon PC par force !

J’essaierai d’éviter cette situation lors de ma présentation…

Ceux d’entre vous qui souhaitent me rencontrer pourront le faire à la fin de la conférence.

Le lectorat du blog « Monsieur Excel »

Comme vous pouvez le voir dans les deux graphiques ci-dessous, le premier datant de fin janvier 2011 et le second de fin janvier 2012, les visites mensuelles continuent à progresser rapidement :
● environ 9.000 visites par mois en janvier 2010
● environ 13.000 visites par mois en janvier 2011
● environ 19.000 visites par mois en janvier 2010

Autrement dit, cela représente pratiquement 50% d’augmentation chaque année !

Les deux histogrammes sont assez ressemblants, ce qui indique une saisonnalité tout à fait régulière. Il est même surprenant de constater que, en plus de l’effet saisonnier, le nombre de jours dans le mois compte aussi, les mois de 31 jours faisant dans l’ensemble un peu mieux que les mois de 30 jours.

Cela me conforte dans la décision de continuer ce blog, même si la rédaction d’une à deux pages tous les quatre jours me prend pas mal de temps. Songez que, depuis le lancement du blog en octobre 2005 , le texte total – auquel ont accès les abonnés – représente près de 1.000 pages !