Monsieur Excel
Pour tout savoir faire sur Excel !

28 novembre 2009

Menu déroulant pour la série n°2

Aujourd’hui, en faisant la suite des deux articles précédents, nous souhaitons ajouter une seconde série à la série représentée dans notre modèle actuel.

Déplacez le graphe pour le faire débuter en ligne 14 : nous avons besoin de place pour la seconde série.

Pour préparer les données de la seconde série, il suffit de copier le bloc A8:G9 et de le coller en A11. Notez que – par la magie des dollars que nous avions mis dans les formules originales, ce second bloc fonctionne aussi bien que le premier : nous entrons un nouveau numéro en A11 et, automatiquement, la série correspondante apparaît dans la ligne 12.

En effet, dès que vous modifiez la valeur en A11, la série demandée apparaît en ligne 12.

Faites un clic droit sur le menu déroulant puis déplacez-le, avec les touches [Ctrl] et [Maj] enfoncées, vers la droite pour le cloner à côté du premier. La première touche provoque le clonage et la seconde sécurise la position horizontale.

Nous avons donc maintenant notre second menu déroulant auquel nous attribuons – via la commande « Format de contrôle » accessible par clic droit ou (sur 2003 ou XP) par un double clic – la plage d’entrée A2:A7 et la cellule liée A11.

Remarque 1 Cette fois-ci, c’est A2:A7 et non A2:A6 que nous avons pris comme plage !

Pour incorporer la série B12:G12 dans le graphe, la solution la plus performante dépend de votre version d’Excel… Avec Excel 2003 ou XP, c’est le pied : il suffit de sélectionner B12:G12 et de le tirer tout simplement – sans même utiliser la touche [Ctrl] – dans le graphe. Avec Excel 2007, vous devez copier B12:G12 avec [Ctrl]-c, activer le graphe, et coller avec [Ctrl]-v.

Et voilà ! Nous avons à présent des menus déroulants qui nous permettent de sélectionner les deux séries à représenter. Imaginez qu’il y ait 10 séries : vous pourrez alors engendrer – grâce à ces menus déroulants – 55 graphes différents !

Remarque 2 – Pourquoi 55 au lien de 45 ? Tout simplement parce que, quand nous sélectionnons la dernière option – vide – du second menu déroulant, nous n’affichons plus qu’une seule série. Notre modèle nous permet donc d’afficher toute série individuelle ou toute combinaison de deux séries…

24 novembre 2009

Un menu déroulant pour une série

Nous allons enrichir le modèle introduit il y a quatre jours en lui ajoutant un menu déroulant dans lequel nous choisirons la série à représenter. Pour cela, la procédure n’est pas la même selon que vous disposiez d’Excel 2003 ou XP, ou d’Excel 2007. Nous allons donc vous présenter les deux solutions.
Avec Excel 2003 ou XP

Activez l’outil « Zone de liste déroulante » de la barre d’outils Formulaires, le dernier de la première ligne d’outils ci-dessous. Dessinez un rectangle puis faites un double clic dessus : définissez A2:A6 comme « plage d’entrée », A8 comme « cellule liée », et enfin validez.

Il suffit alors de cliquer ailleurs – pour désactiver l’objet – puis de dérouler la zone de liste pour sélectionner la série à représenter…

Avec Excel 2007

Si vous n’avez pas l’onglet « Développeur », installez-le en suivant la procédure indiquée dans mon article du 19 août 2008.

Activez le ruban « Développeur ». Activez la commande « Insérer », puis l’outil « Zone de liste déroulante », le second de la barre d’outils « Contrôles de formulaire ». Dessinez un rectangle, faites un clic dessus, sélectionnez la commande « Format de contrôle », définissez A2:A6 comme « plage d’entrée », A8 comme « cellule liée », et enfin validez.

Il suffit alors de cliquer ailleurs – pour désactiver l’objet – puis de dérouler la zone de liste pour sélectionner la série à représenter…

Avec toutes les versions d’Excel

Pour toute version d’Excel, on peut activer l’objet « Zone de liste déroulante » – sans que cela ne provoque le déroulement du menu – en faisant dessus soit un [Ctrl]-clic, soit un clic droit.

Dès que l’on sélectionne une nouvelle option dans le menu déroulant, la cellule liée reçoit comme valeur la position de cette option.

20 novembre 2009

Une série graphique à la demande

Il arrive fréquemment que, parmi plusieurs séries à étudier, on souhaite en analyser une en particulier. Dans le modèle ci-dessous, nous souhaitons entrer en A8 le numéro de la série à représenter dans le graphe qui représente les valeurs de B9 à G9, avec le bloc B1:G1 comme étiquettes de l’axe des X.

La formule à saisir en A9, puis à reproduire jusqu’en G9, est la suivante :
=index(A$2:A$6;$A8)

Il ne reste donc plus qu’à modifier le numéro de la série désirée en A8 pour la voir apparaître aussitôt dans le graphe ; il suffirait alors de prendre A9 comme titre pour que tout soit parfait….

Remarque 1 – Un lecteur consciencieux pourrait remarquer :
« Pourquoi donc « dollariser » les références à A2:A6 et à A8 ? »

Excellente remarque ! La réponse se trouvera dans les prochains articles…

Remarque 2 – Un habitué à ce blog pourrait me dire : « Tout un article pour une utilisation somme toute assez basique de la fonction Index(). Ne nous avez-vous pas habitués à des contenus plus riches ? »

Excellente remarque ! En fait, cet article est seulement le point de départ d’une petite série d’articles…

16 novembre 2009

Titre dynamique dans un graphe

Le 3 décembre 2007, nous avons vu comment créer – en Excel 2003 ou XP – un titre dynamique dans un graphe. Par cela, nous voulons dire un titre dont le contenu dépend des valeurs constituant le graphe.

La solution que nous avons proposée dans cet article ne fonctionne plus avec Excel 2007 : en effet, il est impossible d’entrer un titre dans un graphe 2007 en activant le graphe, puis en entrant un texte dans la barre de formule, et enfin en validant ce texte. Cela ne marche tout simplement plus !

Création d’une formule pour le titre

La première étape consiste à saisir dans une cellule – ici, la cellule C12 – la formule requise par le titre désiré. Ici, nous avons utilisé la formule ="Il y a "&nb(A:A)&" valeurs pour un total de "&somme(A:A).

Remplacement du titre initial par le titre dynamique

La seconde étape consiste à activer le titre actuel – s’il n’y en a pas encore, il suffit de le créer comme nous l’avons montré il y a quatre jours – à taper
« = » dans la barre de formule, à cliquer sur la cellule C12, et enfin à valider la formule.

Et voilà ! Si les valeurs de la colonne A ou leur nombre sont modifiés, le titre du graphe répercute immédiatement les modifications effectuées.

12 novembre 2009

Titre du graphique en Excel 2007

Avec Excel 2007, vous disposez de deux méthodes pour attribuer un titre à un graphique :
● La commande « Dispositions du graphique » de l’onglet « Création » ;
● La commande « Titre du graphique » de l’onglet « Disposition ».

Les onglets « Création » et « Disposition » appartiennent au bloc « Outils de graphique » qui apparaît automatiquement dès que vous activez un graphique.

La commande « Dispositions du graphique »

Cette première commande est la plus rapide mais aussi la plus grossière : elle vous donne le choix entre 11 dispositions possibles – dont 3 seulement sont accessibles en direct – du titre, mais aussi de la légende et même de plein d’autres choses : titres des axes, tableau des valeurs, quadrillage, étiquettes de valeurs.

Remarque 1 – On ne voit pas bien l’intérêt de la sixième disposition, faisant apparaître une étiquette de valeur, car elle ne la met que sur une des valeurs de la série. A quoi cela sert-il ?

La commande « Titre du graphique »

Cette seconde commande est la seule qui s’adresse exclusivement à la définition d’un titre pour le graphique. C’est donc celle que je vous conseille d’utiliser en règle générale. Elle vous donne le choix entre trois possibilités :
● Aucun titre
● Titre de graphique superposé centré
● Au-dessus du graphique

Enfin, une commande « Autres options de titre… » vous permet de modifier la mise en forme du titre.

Remarque 2 – La première commande n’est utile que pour les « nuls » : en effet, il est bien plus rapide – pour détruire un titre – de l’activer puis d’utiliser la touche [Suppr] ou [Del]

Remarque 3 – De même, je ne vois pas bien l’utilité de la seconde commande, sauf pour les nuls bien évidemment. En effet, il suffit que le titre soit par défaut logé au-dessus de graphique. Il est ensuite très rapide, si l’on veut qu’il devienne « superposé », de tirer le haut de la zone de traçage vers le haut.

08 novembre 2009

Création de Finance 3.1

Tout récemment, je me suis associé à Philippe Chazalon et Antoine Vettes pour créer la société Finance 3.1.

Finance 3.1 est une société de conseil spécialisée dans la finance d'entreprise et dans le contrôle de gestion, autour de l’utilisation d’Excel. Cette société vous propose :

● Du conseil financier, pour vous accompagner dans l'analyse et la modélisation financière

● Des logiciels sur mesure, pour vous aider à effectuer en quelques clics des actions longues ou complexes

● Des formations, pour vous apprendre à manipuler rapidement des données comptables et financières sur Excel

En effet, même quand on utilise des outils décisionnels, on s’aperçoit vite qu’un certain nombre d’analyses s’effectuent très bien à l’aide d’Excel qui – bien exploité – permet de faire beaucoup de choses qui normalement relèvent des outils décisionnels.

L’avantage d’Excel réside aussi dans le fait qu’il est naturellement déployé partout, sans la nécessité de prendre des licences supplémentaires.

N’hésitez pas à visiter le site de Finance 3.1 pour plus d’informations : http://www.finance3point1.com/

03 novembre 2009

Les graphes : 2007 vs. 2003 & XP

Pour les habitués des versions 2003 et XP, il faut noter que la version 2007 a apporté de nombreux changements dans les graphes, certains pour le mieux, d’autres pour le pire…

Taille de police fixe

Par défaut – et Dieu sait combien j’ai pesté à ce sujet, dès mon post du 3 février 2006 – les graphes d’Excel avaient une taille de police « automatique », qui changeait donc à chaque redimensionnement du graphe. Pire encore, il n’était pas facile de trouver la procédure pour rendre fixe la taille de la police. Il aura fallu attendre plus de 20 ans, mais le problème est enfin résolu : dans Excel 2007, la taille de police n’est plus automatique.

Gagnant : Excel 2007.

Temps de création du graphe

Comme nous l’avons vu dans le post précédent, à moins d’utiliser le raccourci de création d’un graphe, celle-ci demande à présent trois opérations au lieu de deux auparavant.

Gagnant : Excel 2003 / XP.

Modification d’une valeur d’une série

Auparavant, quand on sélectionnait une valeur d’une série, on pouvait la faire
« monter » ou « descendre » avec la souris, ce qui modifiait aussitôt la valeur correspondante dans les données ou, s’il s’agissait d’une formule, lançait alors automatiquement la valeur cible. Cela n’est plus possible avec la version 2007.

Gagnant : Excel 2003 / XP.

Facilité d’ajout d’une série

Auparavant, on pouvait sélectionner les données d’une série et les tirer à l’intérieur du graphe : cela ajoutait automatiquement la série au graphe. Ce n’est plus possible avec la version 2007 : il faut à présent copier la série avec [Ctrl]-c, activer le graphe, puis la coller avec [Ctrl]-v.

Gagnant : Excel 2003 / XP.

Enrichissement du graphe

Avec les trois rubans de la famille « Outils de graphique » d’Excel 2007, la gamme des possibilités de décoration et d’enrichissement des graphes est sérieusement agrandie.

Gagnant : Excel 2007.

Utilisation des modèles de graphes

Comme vous pourrez le voir dans mon article du 21 décembre 2008, qui fait suite à ceux du 13 et du 17, les modèles de graphe sont à mon avis bien plus mal gérés avec la version 2007.

Gagnant : Excel 2003 / XP.

Modification de l’ordre des séries

On a toujours pu modifier la position d’une série en lui attribuant directement, dans le dernier argument de la formule =serie(…), la position souhaitée. C’est encore vrai avec Excel 2007. Avec ce dernier, il est cependant plus facile de modifier l’ordre des séries grâce à la commande « Sélectionner les données », comme on le voit ci-dessous. Une fois la série sélectionnée (ici, le Produit 3), un clic sur l’une ou l’autre des deux flèches bleues déplace la série :

Gagnant : Excel 2007.

Cellules masquées et cellules vides

La commande « Cellules masquées et cellules vides », qui devrait normalement être suivie de « … » car elle fait apparaître un dialogue, est bien utile et remplace des commandes qui auparavant étaient honteusement cachées dans la poubelle « Outils Options » (cf. articles du 15 et du 22 février 2006).

Gagnant : Excel 2007.