Monsieur Excel
Pour tout savoir faire sur Excel !

28 juin 2006

Transfert auto vers Powerpoint

Il est fréquent de devoir récupérer dans Powerpoint des clichés en provenance d’Excel, ce qui demande un certain nombre d’opérations manuelles.

Tout cela est grandement facilité par un programme génial dû à Shady Hassan Fouad dans lequel on liste les blocs à copier, en indiquant pour chacun sa feuille, son classeur et son chemin. Il ne reste plus ensuite qu’à cliquer sur le bouton « Lancer le programme » pour créer automatiquement une présentation Powerpoint avec un transparent par cliché.

Voici le tableau de commande de ce modèle :

J’ai trouvé ce modèle si intéressant que je l’ai francisé bénévolement, comme je l’avais fait pour Name Manager, présenté le 21 mai.

Un des avantages de cette solution est que, si l’on a modifié les classeurs originaux, on recrée d’un clic de souris tous les clichés de façon automatique.

Un écran de paramétrage vous permet de modifier l’échelle, en hauteur comme en largeur, ainsi que les marges gauche et supérieure.

Remarque 1 - Actuellement, ce modèle ne fonctionne qu'avec les versions d'Excel XP et suivantes. Nous sommes en train de travailler à son adaptation à Excel 2000.

Remarque 2 - Le code VBA de ce modèle n'est pas protégé : vous pourrez donc analyser la façon dont l'auteur a atteint son objectif.

Ce modèle sera envoyé d'ici quelques jours à tous les abonnés du blog.

24 juin 2006

Format conditionnel : licences

Aujourd’hui, nous allons voir un exemple original d’utilisation de formats conditionnels. Il s’agit, dans une entreprise, de suivre les renouvellements des licences d’utilisation d’un logiciel.

Nous souhaitons être alertés par un code de couleur spécifique – ici, bleu sur fond jaune – s’il reste moins de 30 jours de validité pour la licence. Si la licence n’est plus valable, nous voulons afficher le résultat en italique rouge sur fond cyan :

Avec les formats conditionnels, apparus avec Excel 98, c’est un jeu d’obtenir le résultat escompté. Il suffit pour cela de sélectionner B2:B10, ce qui fait que B2 est la cellule active, et de définir le format conditionnel suivant :

J’ai réalisé de nombreux modèles à l’aide de formats conditionnels, dont un système expert pour diagnostiquer les tuyaux dans les centrales nucléaires, pour EdF. A titre indicatif, ce modèle devait être développé en interne (avec un langage de programmation) en 6 mois pour un budget de 85.000 euros. Je l’ai développé en Excel en 6 semaines pour un budget de 25.000 euros. Du coup, cela fait maintenant 7 ans que je développe des modèles pour le centre de recherche EdF.

Si vous voulez en savoir plus sur ce modèle et si vous lisez l’anglais, consultez : « Spreadsheet-based Professional Modelling » à l’adresse : http://ite.pubs.informs.org/Vol4No2/Thiriez/

20 juin 2006

En savoir plus sur EasyFilter...

Dans la dernière rubrique, nous vous avons présenté EasyFilter. Voici quelques informations supplémentaires sur ce logiciel.

Appel direct de l’add-in

Vous pouvez appeler l’add-in via le menu, mais aussi avec un clic droit dans une cellule de la base : EasyFilter apparaît alors en bas du menu contextuel.

Avantage principal d’EasyFilter

Un des avantages majeurs de cet add-in est la possibilité d’extraire les fiches sélectionnées vers une nouvelle feuille ou un nouveau document. En effet, Excel possède naturellement une contrainte aberrante, contraire à tous les principes de bonne gestion de bases de données : on ne peut normalement extraire, avec le filtre élaboré (qui ne l’est donc pas tant que cela !) que sur la feuille où se trouve la base.

Ce faisant, on contredit un principe de sécurité fondamental qui consiste à ne pas mettre dans le même panier la base elle-même et ses extractions. Sans EasyFilter, vous êtes condamné à développer du code VBA quand vous voulez extraire quoi que ce soit ailleurs que dans la feuille de la base.

Une fonctionnalité originale

Une fonctionnalité originale de cet add-in, qui elle aussi ne peut se faire, autrement, que par du code VBA, est la possibilité de filtrer selon la couleur de fond des cellules ou selon l’état d’un format conditionnel :

Téléchargement de l’add-in

Pour télécharger EasyFilter, ou tout simplement pour en savoir plus, branchez-vous sur : http://www.rondebruin.nl/easyfilter.htm

16 juin 2006

Découverte de l’add-in EasyFilter

Ron de Bruin a développé un add-in gratuit intéressant pour l’utilisation de listes (ex-bases de données) dans Excel.

Quand on active cet add-in, la commande « EasyFilter » apparaît dans la commande « Filtrer » du menu Données :

Un dialogue s'affiche alors, dans lequel vous sélectionnez la façon dont vous voulez filtrer, en n’étant plus limité, comme c’est encore le cas avec le filtre automatique, à deux conditions – liées par « Ou » ou « Et » – dans le champ sélectionné.

Les options de filtrage

Vous disposez de huit options de filtrage :

« Equal-Not Equal », avec jusqu’à cinq critères « = » ou « <> »
« Blanks », filtrage de blanc, non-blanc, ou de résultat blanc, non-blanc
« Greater-Less », filtre pour >= ou > ET <= ou < « Begins-Contains-Ends », pour filtrer les textes « Unique-Duplicate », sélectionner/ignorer les valeurs uniques/doublons « Special », recherche de texte avec des jokers et jusqu’à 5 critères ET/OU « Dates », si la colonne contient des dates (cf. écran ci-dessous) « Color », couleurs de police et de remplissage et/ou gras

La localisation du résultat

En dehors de l’onglet “Unique-Duplicates”, le menu déroulant en bas à gauche du dialogue offre les possibilités suivantes :

1) Filter in place = Filtrer sur place
2) Copy to new worksheet = Copier sur une nouvelle feuille
3) Copy to new workbook = Copier dans un nouveau classeur
4) Delete rows = Effacer la sélection
5) Hide rows = Masquer la sélection
6) Copy next to your data = Extraire à droite de la base
7) Copy below your data = Extraire sous la base

Dans la prochaine rubrique, nous finirons de présenter cet outil précieux.

12 juin 2006

Une assistance au Sudoku

J’ai déjà vu de nombreux modèles Excel pour les amateurs de sudoku, jeu auquel je m’adonne volontiers.

Certains logiciels génèrent des problèmes correspondant à divers niveaux de complexité mais, à ce jour, je n’ai pas encore vu de modèle Excel qui, sur ce registre, fasse aussi bien que les logiciels spécialisés – hors Excel – qui ne font que cela, mais le font très bien.

Le logiciel que je vous présente ici est dû à Bill Flipen. On entre le problème à résoudre dans la partie gauche de l’écran :

Dans la partie droite de l’écran, on voit ce qu’il y a comme solutions possibles, avec les solutions « évidentes » en fond bleu ciel et en fond vert.

Nous pouvons constater ici que le « 4 » et le « 7 » en fond bleu ciel sont en effet le cas de déductions directes.

Pour le « 1 » en fond vert, c’est un peu plus subtil : il faut remarquer que seuls 1, 2, 4, 5 et 8 sont possibles dans la colonne, et que tous ces nombres sauf 1 sont déjà pris par le bloc central ou par la ligne centrale...

Comme je tiens à remercier les lecteurs de ce blog qui ont pris un abonnement (cf. à droite du blog), ceux-ci recevront ce modèle à la fin du mois. Je réserverai à l’avenir, de cette façon, certains modèles ou add-ins aux abonnés du blog...

08 juin 2006

Votre graphe est mal policé !

Vous avez probablement déjà remarqué que – par défaut – la taille de la police d’un graphe Excel est auto-adaptable : elle grandit ou rapetisse selon que vous augmentez ou réduisez la taille de la fenêtre graphique.

Ce réglage par défaut d’Excel est totalement ridicule. En effet, quand on a plusieurs graphes dans une feuille Excel, tous avec des tailles différentes, ils affichent alors des tailles de polices différentes, ce qui est pour le moins inesthétique, d’autant que ces tailles de polices ne sont pas les mêmes non plus que celles des textes et valeurs des cellules de la feuille.

Pour trouver le coupable, faites un clic droit dans la zone de graphique et sélectionnez la première commande de ce menu contextuel, « Format de la zone de graphique », puis l’onglet « Police » :

Le coupable est caché en bas à gauche de ce dialogue : il faut absolument décocher « Echelle automatique » !

Si vous voulez éviter d’être embêté ainsi à chaque création de graphe, modifiez le graphe par défaut d’Excel pour en mettre un dans lequel vous aurez corrigé ce problème.

Si vous ne savez pas faire cela, ne vous en inquiétez pas, nous vous montrerons un jour comment créer ou modifier le graphe par défaut...

04 juin 2006

Macro listant les classeurs ouverts

Pour obtenir, à partir de la cellule active, la liste des classeurs ouverts, il suffit d’exécuter une petite macro en VBA :

Dans cette macro, nous entrons en première colonne le numéro du classeur, en seconde colonne son nom et en troisième colonne son nom complet, c’est-à-dire incluant le chemin.

Voici ce que cela donne sur un exemple :

Remarque : Cette macro n’efface pas la liste antérieure s’il y en a une, ce qui pourrait poser des problèmes si l’on réécrit la liste et qu’il y a moins de classeurs que dans la liste précédente. Si ce cas peut se présenter, il faut – au début de la macro – mettre en place un effacement de la liste antérieure.