Monsieur Excel
Pour tout savoir faire sur Excel !

21 octobre 2005

Modélisation avec Excel : lectures

Ceux d'entre vous pour qui l'anglais ne pose aucun problème pourront lire un article publié dans "INFORMS Transactions on Education" en Janvier 2004 :

Spreadsheet-based Professional Modelling

Vous trouverez dans ce site de "Transactions on Education" de nombreux articles intéressants relatifs à l'utilisation d'Excel.

De nombreux conseils en modélisation Excel, ainsi que sur l'utilisation de l'add-in Crystal Ball, sont aussi fournis dans "La modélisation du risque", que j'ai publié chez Economica.

Et encore un site intéressant, celui de "Spreadsheets In Education" :
http://www.sie.bond.edu.au/index.htm

rédigé par Hervé Thiriez | 0 commentaire(s)

Attention à la taille de vos fichiers !

La taille des fichiers Excel n'est pas neutre. Un classeur très volumineux vous met dans une situation de lose-lose-lose : il prend plus de place en mémoire, il met plus de temps à calculer et, surtout, Excel perd de sa fiabilité avec les très gros classeurs.

Cela veut dire qu'il y a un moment où vous n'êtes plus sûr qu'Excel calcule bien toutes les cellules. D'expérience, je peux vous dire que je me méfie fortement de tout classeur faisant plus de 30 Mo.

Le plus gros classeur sur lequel j'ai été amené à travailler récemment faisait plus de 50 Mo. Quand on l'ouvrait, une fois sur deux, on plantait Excel... Et je ne parle pas du temps qu'il fallait pour l'enregistrer en fin de session !

Heureusement, la plupart de ces très gros classeurs peuvent être ramenés à une taille plus raisonnable, si on les audite et améliore proprement. Durant les neuf derniers mois, j'ai ainsi eu un classeur de plus de 50 Mo que j'ai pu ramener à 12 Mo (pour une société néerlandaise), et un classeur de 40 Mo que j'ai ramené à moins de 10 Mo (pour Aéroports de Paris).

Quelles sont les techniques pour réduire la taille d'un classeur ? Il y en a de nombreuses, deux des plus efficaces étant la minimisation des références externes, et le remplacement de formules grossières par des formules plus astucieuses.

rédigé par Hervé Thiriez | 4 commentaire(s)

Le réglage pour les débiles de Microsoft

N’avez-vous jamais pesté contre les réglages par défaut que Microsoft nous impose dans Excel, à savoir que les deux barres d’outils s'auto-écrasent sur la même ligne, et que les menus s’adaptent en temps réel, ce qui fait que les commandes changent régulièrement de position ?

Ces réglages sont anti-productifs au possible !

Un outil, dans une barre d’outils, a pour but fondamental de permettre un accès très rapide à une commande. Il est donc complètement idiot de mélanger deux barres sur la même ligne puisque, dans ce cas, un certain nombre d’outils sont masqués, donc n’autorisent plus cet accès rapide !

Quand les menus s’adaptent pour ne garder en accès direct que les commandes les plus utilisées, ces commandes changent de position régulièrement. Cela entraîne deux effets pervers :
• vous êtes obligé de lire les noms de commandes, ce qui prend plus de temps que de choisir par réflexe la troisième commande, par exemple ;
• si une commande n’apparaît pas immédiatement, vous devez attendre avant de pouvoir enfin la trouver.

Pourquoi donc ces deux réglages idiots ? Parce que, dans ses laboratoires où il teste des américains très moyens sur ses logiciels, Microsoft a découvert que certains de ces cowboys-cobayes étaient effrayés de la quantité d’outils dans les barres et de commandes dans les menus. Pour éviter de les traumatiser, ils ont donc décidé de faire des barres et des menus adaptables : plus vous êtes nul, moins il y a d’outils et de commandes affichés par défaut !

Si vous voulez travailler efficacement avec Excel, il est donc vital de rétablir les barres d’outils et les menus complets. Pour cela, menu « Outils », commande « Personnaliser », onglet « Options ». Et décochez alors les deux « Afficher... » :


Lisez tout de même le libellé de ces rubriques car, pour tout simplifier, Microsoft inverse le texte de ces deux commandes d’une version à l’autre, auquel cas il faut alors, à l’inverse, cocher les deux commandes !

Bien entendu, vous avez intérêt à effectuer les mêmes réglages dans Word et Powerpoint....

PS – J’avoue ne pas avoir été gentil en ne mettant pas de ponctuation au titre de ce message !

rédigé par Hervé Thiriez | 1 commentaire(s)

Shakespeare, un des premiers utilisateurs du tableur

Contrairement à une idée bien répandue, le concept de tableur ne date pas d’aujourd’hui. Un de ses utilisateurs les plus anciens est Shakespeare, dont une formule est demeurée célèbre.

On décèle d’ailleurs dans cette formule une trace de la dyslexie légère dont souffrait cet auteur impérissable :

=OR(B2,NOT(B2))

Bien entendu, reste à savoir si Shakespeare a réellement existé.

« Shakespeare n'a jamais existé. Toutes ses pièces ont été écrites par un inconnu qui portait le même nom que lui. ». Si l'on en croit Alphonse Allais, un de mes maîtres à penser avec Woody Allen et Groucho Marx...

rédigé par Hervé Thiriez | 0 commentaire(s)

20 octobre 2005

Les formats personnalisés d'Excel

Les formats personnalisés d'Excel possèdent de nombreuses ressources mal connues. Sachez tout d'abord qu'un format personnalisé peut être défini selon deux syntaxes différentes :
- positif;négatif;nul;texte
- [condition 1]format1;[condition 2]format2;format3

Ainsi, le format suivant affichera tout nombre positif comme "Salut !", tout nombre négatif comme "0", tout nombre nul comme "-1234" et tout texte comme "123,45" ! Mais cela n'empêchera pas pour autant Excel d'utiliser dans ses calculs la véritable valeur de la cellule concernée.

Voici ce format : "Salut !";"0";"-1 234";"123,45"


Vous en voyez un exemple dans les lignes 1 et 2, qui contiennent les mêmes valeurs mais où la ligne 2 utilise ce format personnalisé. La seule "tricherie" dont nous sommes coupables est d'avoir cadré à droite la cellule D2, pour quelle fasse mieux illusion en tant que "valeur".

La ligne 5 contient les mêmes valeurs que la ligne 4, mais elle utilise un format personnalisé avec des conditions :

Voici ce format : [>100]# ###" €";[<1]0,0%;0,00

Pour les conditions, on ne peut utiliser que les opérateurs >, =, <=, >= ou <> ; en outre, les formules ou les références aux cellules sont interdites.

En conclusion, avec les trois possibilités de formats personnalisés utilisant des conditions et les quatre possibilités offertes par les formats conditionnels, vous avez en fait douze façons de formater une cellule en fonction de son contenu, même si les attributs modifiables par les formats personnalisés et par les formats conditionnels ne sont pas les mêmes...

rédigé par Hervé Thiriez | 39 commentaire(s)

12 octobre 2005

Un livre pour développeurs VBA

"VBA Excel 2003 - Entraînez-vous à créer des applications professionnelles", chez Eni Editions.

Un cours complet dont les deux derniers chapitres sont les plus intéressants, car ils abordent les thèmes de la collaboration avec les applications Microsoft et de la programmation Web-Windows.

Sous la forme de tests de connaissance et d'exercices, avec les corrigés représentant le dernier tiers du livre, vous couvrirez tous les thèmes de base de la programmation en VBA.

rédigé par Hervé Thiriez | 1 commentaire(s)

02 octobre 2005

Prochaines formations

Envie de progresser ?

Voilà quelques détails complémentaires sur le contenu des prochaines formations :

- La modélisation du risque (Crystal Ball), le mercredi 23 novembre 2005 : découvrir la modélisation du risque à l’aide d’Excel et de l’add-in Crystal Ball.

- Utilisation de Crystal Ball Pro, le vendredi 25 novembre 2005 : utilisation des modules d’optimisation, d’analyse de séries chronologiques et de prévision, et de programmation de Crystal Ball Pro.

- Modélisation avec Excel, vendredi 9 et vendredi 16 décembre 2005 : en deux jours, passez du niveau d'utilisateur lambda (ou même évolué) d'Excel à celui d'expert Excel.

Attention, pour toutes ces formations, nous nous engageons à ce qu'il y ait un ordinateur par personne et au maximum 8 personnes.

Cliquez ici pour en savoir un peu plus ou pour vous inscrire

rédigé par Hervé Thiriez | 0 commentaire(s)

Objectif : vous aider sur Excel !

Bonjour !

Bienvenue sur ce blog.

L'objectif est de vous permettre de trouver dans ce blog des trucs et astuces sur Excel, des modèles et des macros.

Après avoir publié durant 15 années (octobre 1990 à août 2005) la Lettre d'Excel, j'ai décidé de la remplacer par ce blog.

N'hésitez pas à relire des articles déjà publiés : il m'arrive de les améliorer...

Je suis enfin à votre disposition pour :
- formations Excel ou Crystal Ball, tous niveaux
- développement de modèles clefs en main
- co-développement de modèles
- audit et amélioration de modèles existants

Je propose aussi un service hot-line Excel aux entreprises, qui peuvent me consulter à cet effet.

Bonne lecture !

rédigé par Hervé Thiriez | 3 commentaire(s)